Fra 1. juli 2018 skulle alle ordregivende myndigheder gennemføre deres udbud elektronisk. Det betyder, at hvert skridt i udbudsprocessen skal gennemføres digitalt.
I Bekendtgørelsen om elektronisk kommunikation (BEK nr. 1572 af 30/11/2016) kræves der:
- fri, direkte og fuld elektronisk adgang til det offentliggjorte udbudsmateriale
- al kommunikation skal ske elektronisk, dette indebærer bl.a. spørgsmål/svar, anmodninger om dokumentation for oplysninger, generelle meddelelser fra ordregiver vedr. tildeling/afslag mv.
- modtagelse af ansøgninger og tilbud sker elektronisk
- tidsstempling
- adgangsstyring der sikre det kun er bemyndigede personer der kan få adgang til f.eks. indhold fra ansøgere og tilbudsgivere, samt ændringer i datoer for åbning af ansøgninger/tilbud mv.
Det betyder i praksis, at ordregiver skal anvende elektroniske systemer/løsninger, som ansøgere og tilbudsgivere gratis kan benytte ved deltagelse i en udbudsproces. Det elektroniske system skal bl.a. sikre kontrol og understøtte at ansøgninger, og at tilbud ikke kan åbnes før fristen herfor er udløbet.
